Registration of the ultimate beneficial owner with an electronic signature

Article content

Every legal entity is legally required to register the ultimate beneficial owner and report any changes to these persons if they change or expand during the existence of the legal entity. Thanks to the electronic signature, this process can now be completed without visiting an office. Learn the quick procedure for registering the ultimate beneficial owner in the Slovak Commercial Register (ORSR), find out which type of electronic signature is required, and where you can obtain it.

The obligation to register ultimate beneficial owners in the Commercial Register of the Slovak Republic (ORSR) has been in effect since 1 November 2018. Since that date, all legal entities are required to record the following information about the ultimate beneficial owner:

• Identification details of the ultimate beneficial owner, including: name, surname, personal identification number, permanent or other residence address, nationality, and the number and type of identity document.
• Information about the status of the ultimate beneficial owner, pursuant to Section 6a of Act No. 297/2008 Coll. on Protection Against Money Laundering and Terrorist Financing and on amendments to certain laws (hereinafter referred to as the “AML Act”).

Who is the ultimate beneficial owner?

The legal definition of the ultimate beneficial owner is contained in the AML Act. It refers to any natural person:

• who ultimately owns or controls a legal entity, a natural person–entrepreneur, or an association of assets,
• or any natural person on whose behalf these entities carry out their activities or business.

A more detailed definition can be found in Section 6a of the AML Act.

Procedure for registering the ultimate beneficial owner in the ORSR

Registering the ultimate beneficial owner or updating changes related to these persons is quick and simple with an electronic signature:

1. The registration of the ultimate beneficial owner in the ORSR is carried out using a separate form – an electronic form, which forms part of the proposal for registering a legal entity in the Commercial Register of the Slovak Republic. It can also be used independently to register changes in the ultimate beneficial owner.
2. In this form, you fill in all the required details about the ultimate beneficial owner and submit the application electronically. The submission is not subject to any court fee.

You can conveniently download the form online.

Poznámka:

Nevyplnenie tlačiva vedie k odmietnutiu zápisu navrhovaných údajov zo strany Obchodného registra SR. Údaje o konečnom užívateľovi výhod netreba dokladovať listinami. Štandardne sa však prikladá príslušný občiansky preukaz alebo iný doklad totožnosti.

Sankcia za nesplnenie povinnosti

Za porušenie povinnosti zapísať konečného užívateľa výhod a jeho nesprávne alebo neúplné označenie môže hroziť pokuta vo výške až do 3 310 eur.

Typ elektronického podpisu na vykonanie zápisu konečného užívateľa výhod

Formulár, ktorým sa Obchodnému registru SR oznamuje osoba konečného užívateľa výhod alebo akékoľvek zmeny v týchto osobách, je potrebné pred podaním do ORSR podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP).

Poznámka:

Oznámenie o konečnom užívateľovi výhod alebo o zmenách v týchto osobách je v súčasnosti možné realizovať len elektronicky s využitím KEP.

Keď nie ste držiteľom kvalifikovaného elektronického podpisu, musíte vystaviť plnú moc niekomu, kto podá za vás návrh na zápis KUV. Podpis na tejto plnej moci musí byť úradne osvedčený, takže musíte navštíviť notára alebo matriku.

Ak ste držiteľom kvalifikovaného elektronického podpisu, podáte návrh na zápis KUV alebo zmeny v týchto osobách elektronicky a bez návštevy úradu.

Kde získať kvalifikovaný elektronický podpis?

Kvalifikovaný elektronický podpis získate za pár klikov prostredníctvom digitálnej platformy NFQES. Ide o SaaS produkt od certifikačnej autority Brain:IT. Ako jedna z mála spoločností v regióne spĺňa všetky bezpečnostné a legislatívne podmienky na zaradenie do tzv. zoznamu dôveryhodných poskytovateľov EÚ.

V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať. Radi vám poradíme.