Využitie elektronického podpisu v HR: Digitalizácia dokumentov a procesov personálnych oddelení

Obsah článku

Elektronický podpis v HR

Zamestnanci oddelení ľudských zdrojov sa denne stretávajú s reálnymi situáciami a výzvami, kde práve digitalizácia a elektronický podpis dokážu poskytnúť efektívne riešenia.

Ako HR špecialista dokážete totiž v rámci svojej agendy digitalizovať takmer všetky dokumenty, ktoré nejakým spôsobom upravujú vzťah zamestnanca a zamestnávateľa. V súvislosti s elektronickým podpisom ide predovšetkým o elektronické doručovanie dôležitých dokumentov, ktoré sa týkajú vzniku, zmien a skončenia pracovného pomeru alebo odmeňovania, napríklad:

• pracovná zmluva a všetky typy dohôd (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov) a tiež dodatky k nim,
• mzdový list, v ktorom zamestnávateľ eviduje údaje o zamestnancov za každý kalendárny mesiac,
• preberací protokol, resp. potvrdenie o prevzatí zvereného predmetu zamestnancom, dohoda o hmotnej zodpovednosti,
• potvrdenie o absolvovaní školenia (napr. školenie požiarnej ochrany, školenie BOZP),
• informácie o spracovaní osobných údajov,
• interné smernice a množstvo ďalších pracovnoprávnych dokumentov.

Pre elektronické podpisovanie dokumentov upravujúcich pracovnoprávne vzťahy existujú prakticky dve možnosti:

• podpísanie dokumentu na tablete a doručenie zamestnancovi priamo na pracovisku,
• podpísanie dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý však musia mať zriadené obe strany.

Viete, že…
… niektoré typy dokumentov, ako je napríklad jednostranná výpoveď zo strany zamestnávateľa, sa nemôžu podpisovať vzdialeným podpisom? Digitálny podpis vyhotovený osobne na tablete je však prípustný.

Ako vám pomôže portál NFQES?

NFQES je komplexná SaaS platforma, ktorá vám pomôže s optimalizáciou a zabezpečením vašej elektronickej komunikácie. Poslúži vám nielen ako komplexný nástroj na digitalizáciu a zefektívnenie B2B komunikácie a komunikácie so štátnou správou, ale uľahčí vám aj komunikáciu s vašimi zamestnancami.

Prostredníctvom platformy môžete podpisovať aj dokumenty s právnou istotou notársky overeného podpisu, a to aj hromadne a bez pripojenia občianskeho preukazu. NFQES totiž eliminuje potrebu byť fyzicky na rovnakom mieste ako jediná kópia pracovnej zmluvy alebo iného dokumentu:

• dokumenty môžete podpísať odkiaľkoľvek, prostredníctvom web portálu alebo mobilnej aplikácie,
• nemusíte ich posielať vytlačené poštou a čakať, kým vám ich druhá strana (napríklad zamestnanec) pošle späť,
• vďaka histórii podpisovania máte vždy prehľad, čo a kedy ste podpísali,
• to všetko bezpečne, v súlade s najprísnejšími normami bezpečnosti a kvality.

Portál vám však umožní vyhotoviť všetky úrovne elektronického podpisu – od digitálneho cez zdokonalený až po kvalifikovaný elektronický podpis. V závislosti od vašich potrieb tak môžete rámci jedného dokumentu skombinovať aj viacero typov podpisov.

Náš tip: Pre pokročilé integrácie vybraných funkcií NFQES platformy do vášho vlastného personálneho systému máme pripravené vlastné API. Náročnejšie služby, ktoré vám umožnia digitalizovať procesy spojené s podpisovaním, vám radi pomôžeme zaviesť v rámci našich Enterprise riešení, ktoré môžu byť implementované priamo u vás alebo prevádzkované na našej strane.

Integrácia elektronického podpisu v HR prináša rad výhod

Elektronický podpis a jeho integrácia do HR praxe prináša množstvo benefitov, predovšetkým:

• zrýchlenie procesu náboru a onboardingu nových zamestnancov,
• zjednodušenie správy zmlúv a dokumentov vrátane ich archivácie,
• ekologická udržateľnosť a nákladová efektívnosť,
• posilnenie bezpečnosti a súladu s legislatívou.

Online prostredie je jednoducho rýchlejšie a pohodlnejšie. Automatizácia podpisovania a digitalizácia HR procesov prispieva nielen k úspore času a administratívnych nákladov, ale aj k zlepšeniu celkovej efektívnosti. Elektronický podpis dokáže výrazne zjednodušiť vašu agendu, a preto sa postupne stáva neoddeliteľnou súčasťou moderných HR procesov a zároveň prispieva k bezpečnejšej budúcnosti HR.