Prečo zaviesť elektronický podpis aj vo vašej firme? Výhody v bežnej praxi

Obsah článku

Premýšľate nad zefektívnením firemných procesov? Používanie elektronického podpisu vám prinesie okamžité merateľné výsledky v podobe viacerých výhod. Zistite, ktoré bežné pracovné úkony dokážete zjednodušiť a pri ktorých ušetríte čas pomocou elektronického podpisovania.

Druhy elektronických podpisov

Elektronický podpis (skrátene aj e-podpis) je informácia, ktorá je pripojená alebo inak logicky spojená s elektronickým dokumentom v online prostredí. Pomocou e-podpisu možno jednoznačne stotožniť fyzickú osobu, ktorá ho vyhotovila. V praxi sa môžete stretnúť s viacerými druhmi elektronických podpisov, ktoré sa od seba líšia najmä právnou silou.

Druhy elektronických podpisov od najnižšej po najvyššiu právnu silu:

• digitálny (jednoduchý) elektronický podpis,
• elektronický podpis,
• zdokonalený elektronický podpis,
• kvalifikovaný elektronický podpis.

Všetky tieto typy e-podpisov môžete používať aj vo vašej firme. Vydavateľom elektronických podpisov a certifikátov k nim je certifikačná autorita – spoločnosť, ktorá splnila všetky bezpečnostné a legislatívne podmienky na zaradenie do Zoznamu dôveryhodných poskytovateľov EÚ.

Takouto certifikačnou autoritou je spoločnosť Brain:it, ktorá prevádzkuje online platformu NFQES. Získate na nej ktorýkoľvek z uvedených elektronických podpisov aj ďalšie súvisiace služby.

Výhody zavedenia elektronického podpisu vo vašej firme

Elektronické podpisy slúžia ako digitálna alternatíva k ručne písaným podpisom a v mnohých prípadoch sú plnohodnotnou náhradou vlastnoručného podpisu. Firmy po celom svete raketovým tempom zavádzajú elektronické podpisovanie najmä preto, že im prináša tieto výhody:

• zvýšená efektivita a produktivita v spoločnosti: elektronické podpisy odstraňujú potrebu papiera, vďaka čomu je podpisovanie jednoduché a rýchle. Elektronické dokumenty podpísané e-podpisom môžete okamžite zdieľať, kontrolovať a odosielať.
• vyššia bezpečnosť a ochrana pred podvodmi: elektronické podpisy obsahujú silné bezpečnostné prvky, ktoré ich chránia pred neoprávnenou manipuláciou a falšovaním.
• vyššia úspora nákladov na papier, tlač, poplatky a úložiská: prechod na digitálne podpisovanie je ekologickým riešením, ktoré je priateľské k životnému prostrediu. Okrem toho môžete vďakae-podpisu ušetriť aj na viacerých poplatkoch pri komunikácii s úradmi, štátnymi a správnymi organizáciami či ďalšími inštitúciami.
• väčšia dostupnosť a flexibilita pre vzdialené tímy: elektronické podpisy umožňujú vášmu pracovnému tímu podpisovať dokumenty, zmluvy, objednávky, faktúry a iné doklady z akéhokoľvek miesta a kedykoľvek.. Tento krok významne zefektívňuje a zrýchľuje firemné procesy.

Vedeli ste, že…

… od pandémie COVID-19 v roku 2020 sa počet organizácií využívajúcich elektronický podpis zvýšil o 50 %?

Typ elektronického podpisu s právnou silou, ktorá umožňuje vykonanie

Elektronické podpisy využijete všade tam, kde vo vašom podnikaní podpisujete akékoľvek dokumenty či materiály.

S elektronickým podpisom môžete podpisovať:

• akékoľvek kúpne, nájomné, darovacie, obchodné, poistné a iné zmluvy,
• pracovnoprávnu dokumentáciu zamestnancov, pracovné listy, popisy pracovnej náplne, preberacie protokoly a iné pracovné materiály,
• dohody o mlčanlivosti, dohody o brigádnickej práci študentov, dohody o vykonaní práce,
• objednávky, dodacie listy a faktúry,
• písomné vybavovanie rôznych zákazníckych požiadaviek a sťažností,
• finančné a realitné dokumenty,
• zdravotnú dokumentáciu,
• bežnú, zdvorilostnú firemnú komunikáciu smerom k zamestnancom aj  zákazníkom,
• PR dokumenty a marketingovú komunikáciu,
• ďalšie podklady podľa potrieb

Podpísanie dokumentov cez digitálnu platformu NFQES je jednoduché a prebieha nasledovne:

1. Nahráte dokument na platformu.
2. Zvolíte si druh podpisu a dokument podpíšete jedným klikom.
3. Stiahnete a uložíte si podpísaný dokument.

TIP od NFQES

V našej elektronickej schránke máte všetky podpísané dokumenty prehľadne na jednom mieste. Dokumenty môžete podpisovať aj hromadne a rovnako ich môžete hromadne odosielať. Tento nástroj výrazne prispieva k efektivite a rýchlosti vašich pracovných procesov.