Podpisovanie pracovnej zmluvy online: čo potrebujete a kedy je platné

Obsah článku

Elektronické podpisovanie pracovnej zmluvy umožňuje uzatvoriť pracovný pomer aj na diaľku bez tlače dokumentov a osobného stretnutia. Aby bol dokument právne platný, nestačí „hocijaký“ e-podpis. V článku nájdete prehľad typov elektronických podpisov, podmienky ich použitia v pracovnoprávnych vzťahoch a konkrétne situácie, kedy je potrebný kvalifikovaný elektronický podpis.

Legislatívny rámec pre podpisovanie pracovnoprávnych dokumentov

Elektronické podpisovanie pracovnoprávnych dokumentov sa riadi viacerými právnymi predpismi, ktoré určujú jeho platnosť a použitie v praxi:

• Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (ďalej len ako „Nariadenie eIDAS“),
• Implementačným právnym predpisom k Nariadeniu eIDAS je v Slovenskej republike zákon č. 272/2026 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o dôveryhodných službách“),
• Zákon č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o e-Governmente“),
• Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ďalej len ako „Zákonník práce“),
• Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník (ďalej len ako „Občiansky zákonník“).

Typy elektronických podpisov

Na Slovensku sa typy elektronických podpisov riadia Nariadením eIDAS a zákonom o dôveryhodných službách. Podľa týchto právnych predpisov existujú tri základné úrovne elektronických podpisov:

Elektronický podpis (jednoduchý)

Tento e-podpis predstavuje údaje v elektronickej podobe, ktoré sú pripojené alebo logicky spojené s inými údajmi v elektronickej podobe a ktoré podpisovateľ používa na podpísanie. V praxi sa používa na bežnú komunikáciu, interné schvaľovanie alebo prihlásenie (napr. kliknutie na “súhlasím”, naskenovaný podpis).

Zdokonalený elektronický podpis (AdES – Advanced Electronic Signature)

Tento elektronický podpis musí spĺňať prísnejšie požiadavky. Musí byť jedinečne spojený s podpisovateľom, umožňovať jeho identifikáciu, byť vytvorený pomocou údajov, ktoré môže podpisovateľ použiť pod svojou výhradnou kontrolou a byť prepojený s dokumentom tak, že sa dá zistiť akákoľvek následná zmena údajov.

Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP – Qualified Electronic Signature)

Ide o najvyššiu úroveň elektronického podpisu. Je to zdokonalený elektronický podpis, ktorý je vytvorený s kvalifikovaným zariadením na vytváranie elektronických podpisov a založený na kvalifikovanom certifikáte pre elektronické podpisy.

Právna účinnosť: Podľa eIDAS má KEP rovnaký právny účinok ako vlastnoručný podpis.

Praktické využitie: Kvalifikovaný elektronický podpis je povinný pri komunikácii s verejnou správou (kataster, súdy, finančná správa, obchodný register). Na Slovensku sa najčastejšie realizuje pomocou občianskeho preukazu s čipom (eID). Kvalifikovaný podpis potrebujete aj pri podpise väčšiny pracovnoprávnych dokumentov a pracovnej zmluvy.

Elektronické podpisovanie pracovnej zmluvy

Na Slovensku možno v pracovnoprávnych vzťahoch elektronicky podpisovať väčšinu pracovnoprávnych dokumentov, a to za predpokladu, že je dodržaná forma e-podpisu zaručujúca integritu dokumentu a autenticitu elektronického podpisu.

Ak podpisujete pracovnú zmluvu na diaľku, kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) je najbezpečnejšou voľbou, ktorá eliminuje riziko spochybnenia dokumentu. KEP je najvyššou úrovňou elektronického podpisu a jeho použitie zaisťuje možnosť jednoznačne identifikovať podpisujúcu osobu a nezmeniteľnosť podpísaných dokumentov v čase ich podpísania.

• Podpísaná osoba tak nemôže tvrdiť, že kvalifikovaný elektronický podpis nevyhotovila.
• Kvalifikovaný elektronický podpis má právnu silu ako vlastnoručný podpis

Zoznam pracovnoprávnych dokumentov, ktoré môžete podpísať s kvalifikovaným elektronickým podpisom:

• Pracovná zmluva.
• Dohody vykonávané mimo pracovného pomeru (Dohoda o vykonaní práce, Dohoda o pracovnej činnosti, Dohoda o brigádnickej práci študentov).
• Dodatky a zmeny v pracovnej zmluve a dohodám vykonávaným mimo pracovného pomeru.
• Dohoda o zrážkach zo mzdy.
• Dohoda o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu.
• Dohoda o hmotnej zodpovednosti zamestnanca.
• Oboznámenie zamestnanca s internými firemnými smernicami.
• Rozvrh čerpania dovolenky.
• Potvrdenie účasti na školení.
• Pracovný posudok.
• Preberacie a odovzdávacie protokoly.
• Pracovná náplň.

Upozornenie: Pri jednostranných úkonoch, ako je výpoveď, okamžité zrušenie pracovného pomeru alebo zrušenie pracovného pomeru v skúšobnej dobe, platná a účinná legislatíva vyžaduje najprísnejšiu formu autorizácie pri elektronickom podpisovaní, ktorú predstavuje kvalifikovaný elektronický podpis.

Pri väčšine z uvedených pracovnoprávnych dokumentov zákon vyžaduje písomnú formu. V ustanovení § 42 Zákonníka práce je požadovaná písomná forma aj pre pracovnú zmluvu. Ak nie je pracovná zmluva vytvorená písomne, tak v zmysle tohto ustanovenia nie je platná.

To, kedy je právny úkon vykonaný (pracovná zmluva vytvorená) v písomnej forme, upravuje Občiansky zákonník, a to vo svojom ustanovení § 40. Jedným zo spôsobov, kedy je zachovaná písomná forma dokumentu, je podľa tohto ustanovenia aj vtedy, keď je dokument podpísaný elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila.

Z predmetného ustanovenia ďalej jasne vyplýva, že písomná forma pracovnej zmluvy a ďalších pracovnoprávnych dokumentov je zachovaná vždy vtedy, keď je podpísaná kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý je rovnocenným ekvivalentom vlastnoručného podpisu.

Výhody podpisovania pracovnoprávnych dokumentov online

Elektronické podpisovanie pracovnoprávnych dokumentov v Slovenskej republike vám ako zamestnávateľovi prináša mnohé významné výhody z pohľadu efektívnosti procesov, úspory času, nákladov a aj v oblasti bezpečnosti.

Hlavné výhody elektronického podpisovania pracovnej zmluvy a iných pracovnoprávnych dokumentov:

• Rýchlosť a jednoduchosť:Podpisovanie bežných aj dôležitých dokumentov sa stáva rýchlejším. Pre HR tímy to znamená menej administratívy pri nástupe zamestnancov a rýchlejšie uzatváranie pracovných pomerov.
• Úspora nákladov:Zavedenie elektronického podpisovania prináša aj významnú úsporu nákladov spojených s tlačou, nákupom a spotrebou papiera, skenovaním a fyzickým odosielaním dokumentov.
• Identifikácia a bezpečnosť:Elektronický podpis (najmä KEP) jedinečne spája podpisovateľa s dokumentom, umožňuje presnú identifikáciu konajúcej osoby a zabezpečuje integritu obsahu dokumentu.
• Zachovanie písomnej formy:Kvalifikovaný elektronický podpis spĺňa zákonnú požiadavku písomnej formy právnych úkonov, čo je kľúčové najmä pre pracovné zmluvy a iné dôležité pracovnoprávne dokumenty.
• Flexibilita a dostupnosť:Elektronické podpisovanie pracovnej zmluvy a iných pracovnoprávnych dokumentov umožňuje zamestnávateľom a zamestnancom uzatvárať pracovnoprávne vzťahy aj na diaľku, čo je ideálne najmä pre zamestnancov pracujúcich z domu alebo z iných lokalít.

Pre platné elektronické podpisovanie je tiež veľmi dôležité, aby mal zamestnávateľ vo svojej firme dobre nastavené pracovnoprávne procesy v súlade so Zákonníkom práce a ostatnými právnymi predpismi upravujúcimi problematiku pracovného práva a pracovnoprávnych vzťahov. Prečítajte si, čo všetko vybavíte vďaka KEP online.

Čo rozhoduje o platnosti elektronického podpisu

Elektronické podpisovanie pracovnoprávnych dokumentov dnes firmám výrazne zjednodušuje procesy a každodennú administratívu. Dôležité je však rozumieť, aký typ elektronického podpisu využijete v konkrétnej situácii. Práve od toho závisí, či bude dokument nielen podpísaný, ale aj právne platný.

Ak chcete mať istotu, že vaše pracovné zmluvy a ďalšie dokumenty obstoja aj z pohľadu legislatívy, oplatí sa staviť na kvalifikovaný elektronický podpis. Umožní vám uzatvárať pracovnoprávne vzťahy aj na diaľku bez zbytočného zdržania a s plnou právnou istotou.