Elektronický podpis vo firme a jeho hlavné benefity

Obsah článku

Mnohé podniky a jednotlivé oddelenia prechádzajú na bezpapierovú kanceláriu. Elektronické podpisovanie postupne preniká aj do komunikácie so štátom, kde zákony v mnohých prípadoch vyžadujú od firiem už len elektronickú komunikáciu. Priblížime vám kľúčové výhody elektronického podpisu pre komerčné subjekty.

Čo je elektronický podpis a na čo slúži?

Elektronický podpis (e-podpis) všeobecne slúži ako digitálna alternatíva k vlastnoručnému podpisu. V praxi sa môžete stretnúť s viacerými druhmi elektronického podpisu, pričom každý z nich má inú právnu silu. Viac o jednotlivých druhoch elektronických podpisov sa dozviete aj na našej online platforme NFQES.

Elektronický podpis ponúka v porovnaní s tradičným vlastnoručným podpisom vyššiu efektivitu aj v rámci korporátnych procesov, zvýšenú bezpečnosť a integritu dokumentov. Predstavuje informáciu, ktorá je pripojená alebo inak logicky spojená s elektronickým dokumentom v online prostredí. Pomocou elektronického podpisu môžete stotožniť fyzickú osobu, ktorá daný dokument podpísala.

Vydavateľom elektronických podpisov každého druhu a rôznej právnej sily je certifikačná autorita. Takýmto subjektom je spoločnosť, ktorá splnila všetky bezpečnostné a legislatívne podmienky na uvedenie do Zoznamu dôveryhodných poskytovateľov v EÚ.

TIP odborníka:

Elektronický podpis každého druhu môžete jednoducho získať aj od spoločnosti Brain:IT, ktorá je prevádzkovateľom digitálnej platformy NFQES. Prečítajte si viac o princípoch a bezpečnostných štandardoch našej práce.

Naše riešenia v oblasti elektronického podpisovania sú rýchle, efektívne a na jednom mieste u nás nájdete aj ďalšie podporné služby, ktoré využijete pri elektronickom podpisovaní, napríklad:

• používanie elektronickej schránky, ktorá vám umožní nielen komunikáciu so štátom, ale aj komunikáciu s vašimi dodávateľmi, zamestnancami alebo obchodnými partnermi,
• hromadné odosielanie správ a dokumentov,
• archivácia a prehľadná história,
• jednoduché filtrovanie správ,
• správa súborov,
• možnosti sťahovania dokumentov,
• chronologický prehľad, správa histórie a iné.

Kde sa používa elektronický podpis?

Elektronický podpis už v súčasnosti využijete pri podpisovaní nasledujúcich dokumentov a listín:

• faktúry,
• objednávky,
• dodacie listy,
• preberacie protokoly,
• zmluvy,
• rôzne oficiálne žiadosti,
• obchodné a firemné dokumenty,
• v bežnej e-mailovej komunikácii,
• preklady,
• zakladateľské dokumenty v obchodných spoločnostiach,
• doklady určené na obchodný register, živnostenský register, kataster nehnuteľností a iné úrady.

Postupne sa dynamickým tempom posúvame do digitálnej doby a je veľmi pravdepodobné, že už nebude trvať veľmi dlho, kým elektronický podpis takmer úplne nahradí vlastnoručný podpis na akýchkoľvek dokumentoch a v akejkoľvek osobnej, obchodnej alebo inej oficiálnej komunikácii.

Najväčšie výhody elektronického podpisu

Presun k elektronickému podpisovaniu je celosvetovým trendom a počet organizácií, ktoré sa presúvajú k elektronickým podpisom, sa podľa dostupných štatistík za posledných 5 rokov zvýšil až o 50 %. Tento krok je súčasťou širšej digitálnej transformácie, ktorá prebieha aj na národných úrovniach a postupne preniká do mnohých odvetví.

Potreba rýchlych a efektívnych riešení na diaľku je hlavným katalyzátorom tejto zmeny. Stále viac ľudí dnes pracuje z domu alebo sa nachádzajú na cestách po celom svete a elektronický podpis im uľahčuje podpisovanie dokumentovbez potreby papiera a bez nutnosti osobného stretnutia. Tieto dva faktory sú aj hlavnými aktérmi stojacimi za záujmom firiem o elektronizáciu procesov a elektronické podpisovanie.

Medzi 3 najväčšie benefity elektronického podpisu a jeho používania v rámci firemných procesov a v komunikácii firiem smerom navonok patria:

Rýchlejšie procesy a úspora nákladov

Možnosť podpisovať z akéhokoľvek miesta na svete s online pripojením zrýchľuje dané procesy a celé podnikanie je flexibilnejšie.

Vyššia bezpečnosť dokumentov

Elektronický podpis disponuje silnými bezpečnostnými prvkami, ktoré pomáhajú predchádzať neoprávnenej manipulácii s dokumentmi a podpismi, pokročilé šifrovanie a audítorské záznamy chránia vaše dokumenty a pomáhajú budovať väčšiu dôveru firmy.

Podpisovanie na diaľku a flexibilita

Pracovné tímy a spolupracovníci môžu komunikovať bez ohľadu na vzdialenosť. Elektronický podpis vám umožní podpisovať aj tie najkľúčovejšie dokumenty vo firme či projektovú dokumentáciu, alebo iné osobné a obchodné dokumenty odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Ani časové pásmo nie je problém.

Tieto benefity urýchľujú komunikáciu, prispievajú k vyššej produktivite, zefektívňujú procesy a zlepšujú komunikáciu na akejkoľvek úrovni. Aj preto sa zaraďujú medzi kľúčové dôvody, prečo firmy čoraz častejšie prechádzajú na elektronické podpisovanie. Nižšie náklady, úspora času a flexibilná tímová spolupráca tak tvoria piliere, ktoré posúvajú každú firmu smerom vpred a prispievajú aj k vyššej konkurencieschopnosti na trhu.

Aké dokumenty môžete podpisovať elektronicky

Elektronický podpis využijete aj pri podpisovaní nasledujúcich dokumentov:

• kúpne zmluvy a nájomné zmluvy,
• cenové ponuky,
• náborové dokumenty zamestnancov, pracovné zmluvy, dodatky a pracovné náplne,
• zmluvy o výkone funkcie konateľov vo firme,
• dohody o mlčanlivosti,
• poistné zmluvy,
• zákaznícke zmluvy a komunikácia so zákazníkmi,
• finančné zmluvy a iné.

Ako vybaviť elektronický podpis

Tak ako pri všetkých technológiách, aj pri elektronickom podpise rozhodujeme o tom, ako a na čo ho budeme používať. Elektronický podpis nám v mnohom uľahčuje podnikanie a celkovo preto patrí k nástrojom, ktoré významným spôsobom zefektívňujú fungovanie v akomkoľvek subjekte.

Ani získanie elektronického podpisu nie je zložité, bude vám na to stačiť pár klikov na stránke NFQES. Ak budete mať záujem o elektronický podpis s vyššou právnou silou, je potrebná aj jedna osobná návšteva u nás v Bratislave alebo v Žiline, počas ktorej overíme vašu totožnosť. V priebehu jedného dňa tak môžete podpisovať aj právne najviac záväzné dokumenty napríklad s kvalifikovaným elektronickým podpisom a kvalifikovanou časovou pečiatkou.

Prečítajte si aj ďalšie užitočné tipy, kde všade využiť elektronický podpis a čo všetko vám prinesie. V manuáli pre začiatočníkov získate všetky potrebné informácie o elektronickom podpise.

Prečo sa elektronický podpis oplatí aj vašej firme

Elektronický podpis sa stáva prirodzenou súčasťou fungovania moderných spoločností. Umožňuje rýchlejšie podpisovanie dokumentov, znižuje administratívnu záťaž a zároveň zvyšuje bezpečnosť firemnej komunikácie. Firmy, ktoré prechádzajú na elektronické podpisovanie, získavajú väčšiu flexibilitu pri práci s dokumentmi a dokážu efektívnejšie reagovať na požiadavky partnerov, klientov aj úradov.

Význam elektronického podpisu rastie aj v súvislosti s digitalizáciou verejnej správy a čoraz častejšou povinnosťou komunikovať so štátom elektronicky. Vďaka tomu sa elektronický podpis stáva nielen výhodou, ale v mnohých prípadoch aj nevyhnutnosťou pre každú spoločnosť, ktorá chce fungovať moderne, bezpečne a bez zbytočnej administratívy.

Ak chcete elektronický podpis využívať naplno, je dôležité zvoliť spoľahlivé riešenie, ktoré spĺňa legislatívne požiadavky a zároveň je jednoduché na používanie. Digitálna platforma NFQES vám umožní vybaviť elektronický podpis rýchlo, bezpečne a s podporou odborníkov, ktorí vám pomôžu nastaviť celý proces podľa potrieb vašej firmy.