Elektronická schránka - čo všetko treba o nej vedieť?

Obsah článku

Elektronická schránka – prečo ju používať?

Elektronická schránka alebo inak označovaná aj ako e-schránka predstavuje moderný spôsob komunikácie medzi občanmi, podnikateľskými subjektmi a orgánmi verejnej správy. Elektronická schránka v praxi funguje na podobnom princípe ako štandardná pošta, avšak bez nutnosti doručovania dokumentov v papierovej podobe a bez potreby fyzickej návštevy štátnej inštitúcie alebo pošty. Tento spôsob komunikácie už v súčasnosti v mnohých prípadoch plne nahrádza klasický spôsob doručovania dokumentov v listinnej podobe.

Používanie elektronickej schránky pre fyzické osoby, respektíve bežných občanov, je dobrovoľné. Pre podnikateľov a právnické osoby je však táto forma komunikácie so štátnymi inštitúciami povinná. Táto povinnosť im vznikla odo dňa 1. júla 2017. Každá právnická osoba má automaticky zriadenú elektronickú schránku na portáli slovensko.sk. Tieto schránky sú vo vlastníctve štátu a ich základným cieľom je zefektívnenie komunikácie medzi občanmi, podnikateľmi a štátom.

Zriadením e-schránky tak už nemusia občania chodiť na poštu, alebo iné úrady a zbytočne tlačiť množstvo papierových dokumentov, vďaka čomu sa správame ohľaduplnejšie aj k nášmu životnému prostrediu. Na komunikáciu prostredníctvom elektronickej schránky participujúce subjekty potrebujú občiansky preukaz s čipom a elektronický podpis.

Vedeli ste, že…

…do aktivovanej elektronickej schránky sú doručované rozhodnutia s rovnakým právnym účinkom, ako pri bežnej poštovej komunikácii? Tieto rozhodnutia majú rovnakú právnu silu, akú má napríklad poštová výzva doručená do vlastných rúk.

 

Prístup do elektronickej schránky a jej zriadenie

Zriadenie elektronickej schránky je jednoduché a nevyžaduje si žiadne špeciálne zručnosti, ani právne úkony. Elektronická schránka sa automaticky zriaďuje každému občanovi SR v deň dovŕšenia 18. rokov veku. Zriadenie elektronickej schránky je pre fyzické osoby bezplatné a nie je pritom potrebná žiadna špeciálna žiadosť. Prihlásenie do elektronickej schránky prebieha cez portál slovensko.sk prostredníctvom funkcie „Prihlásiť sa na portál“, ktorý je umiestnený v hornom rohu obrazovky.

E-schránku možno zriadiť aj fyzickej osobe (občanovi), ktorý je mladší ako 18 rokov. Žiadosť sa v tomto prípade podáva cez elektronické služby na portáli slovensko.sk, alebo ju možno zaslať v listinnej podobe. Na žiadosti musia byť podpísaní obaja rodičia alebo iní zákonní zástupcovia maloletého / maloletej, ako je opatrovník, poručník, prípadne iná osoba. K žiadosti je potrebné pripojiť právny titul preukazujúci oprávnenie zastupovať maloletú osobu pri právnych úkonoch.

Pred samotným prihlásením do elektronickej schránky je potrebné mať nasledujúce bezpečnostné prvky:

• občiansky preukaz s elektronickým čipom a definovaným bezpečnostným kódom,
• čítačku elektronických kariet,
• na počítači nainštalovaný softvér pre prihlasovanie (eID klient) a ovládače k čítačke kariet,
• aplikáciu pre kvalifikovaný elektronický podpis.

Každý, komu bola zriadená elektronická schránka, je majiteľom tejto e-schránky. V tejto súvislosti však treba pripomenúť, že majiteľ e-schránky nedisponuje vlastníckym právom k tejto elektronickej schránke a je povinný disponovať s ňou v zmysle ustanovení zákona o e-Governmente. Vlastníkom elektronických schránok je štát.

Bezpečnostné prvky – základné informácie

Ako je už vyššie spomenuté, pri využívaní elektronickej schránky je potrebné disponovať viacerými bezpečnostnými prvkami. To je aj jedným z dôvodov, prečo mnohí užívatelia v praxi využívajú správu e-schránky cez externé spoločnosti ponúkajúce rôzne inovatívne riešenia v tejto oblasti. Využívanie služieb od externých spoločností eliminuje potrebu používania viacerých bezpečnostných prvkov, ktoré sú už súčasťou zakúpeného riešenia a umožňujú tak užívateľom jednoduchý prístup do elektronickej schránky bez nutnosti používania občianskeho preukazu a iných bezpečnostných prvkov.

Môže s elektronickou schránkou disponovať aj niekto iný?

Štandardne platí, že oprávnenou osobou s prístupom a možnosťou disponovať s e-schránkou na portáli slovensko.sk je majiteľ, pre ktorého bola zriadená. Z praktických dôvodov však majitelia schránok v praxi pristupujú aj k tomu, že na prístup a disponovanie s e-schránkou splnomocnia alebo oprávnia inú osobu. Štát takúto možnosť pripúšťa.

Splnomocnenie alebo oprávnenie inej fyzickej osoby možno vykonať prostredníctvom žiadosti „Udelenie oprávnenia fyzickej/právnickej osobe na zastupovanie subjektu“, ktorá je sprístupnená v predmetnej elektronickej schránke v časti „Vytvorenie žiadosti“ (v pôvodnej verzii e-schránky) alebo sekcii „Nastavenia“ v časti „Oprávnenia osôb“ (nová verzia e-schránky). Žiadosť o udelenie prístupu do elektronickej schránky možno vykonať aj vyplnením príslušného tlačiva v sekcii tlačivá na portáli slovensko.sk.

Cena elektronickej schránky – od čoho závisí?

Zriadenie a používanie elektronickej schránky na portáli slovensko.sk je pre fyzické a právnické osoby bezplatné. Od 1. augusta 2023 platí, že nie je nutné platiť poplatok za navýšenie úložnej kapacity e-schránky na tomto portáli. Veľkosť elektronickej schránky je všetkým užívateľom daná v súlade s dostupnou kapacitou Ústredného portálu verejnej správy (slovensko.sk) bez nutnosti podania žiadosti a bezplatne.

Aké problémy môže nastať v praxi?

Ani digitálny svet a služby v ňom poskytované sa nevyhýbajú rôznym problémom. Jedným z najčastejších problémov v oblasti elektronickej komunikácie sú chýbajúce alebo nesprávne zadané údaje. Pokiaľ sa v praxi vyskytnú tieto problémy, užívatelia ich spravidla riešia s kompetentnými inštitúciami a zákonom predpísanými spôsobmi. E-schránka je pritom využívaná tak, ako to predpisuje platná a účinná legislatíva.

Zrušenie elektronickej schránky

Užívatelia môžu kedykoľvek deaktivovať svoju elektronickú schránku, a to na výslovnú žiadosť jej majiteľa. K samotnej deaktivácii e-schránky dôjde na 3. pracovný deň po doručení tejto žiadosti. Žiadosť o deaktiváciu možno podať elektronicky alebo v listinnej podobe.

Elektronická schránka sa deaktivuje aj v nasledovných zákonných prípadoch:

• smrťou fyzickej osoby (majiteľa e-schránky),
• ku dňu uvedenému v právoplatnom rozhodnutí o vyhlásení za mŕtveho,
• ku dňu uvedenému vo vyhlásení o pozbavení spôsobilosti na právne úkony alebo v rozhodnutí o obmedzení spôsobilosti na právne úkony, ak toto rozhodnutie zahŕňa aj právne úkony spojené s dispozíciou s e-schránkou a elektronickým doručovaním.

K výmazu elektronickej schránky na portáli slovensko.sk a celého jej obsahu dochádza po uplynutí 3 rokov od smrti majiteľa schránky alebo od jeho vyhlásenia za mŕtveho.

Iný druh elektronickej schránky

V praxi okrem elektronickej schránky na portáli Slovensko.sk v praxi existujú aj iné druhy elektronických schránok, ktoré prinášajú užívateľom zefektívnenie ich viacerých pracovných činností a firemných procesov. Jedným z takýchto riešení je aj digitálna elektronická schránka od platformy nfqes.com, ktorá poskytuje širokú škálu elektronických služieb.

Čo všetko umožňuje e-schránka od platformy NFQES?

• predstavuje infraštruktúru pre odosielanie a prijímanie správ,
• umožňuje vytvorenie správy pre iných spoločníkov a podpisy dokumentov z akéhokoľvek miesta s internetovým pripojením rýchlo a efektívne,
• možnosť podpísania dokumentu a jeho zaslania obchodnému partnerovi s tým, že ho obratom získať podpísaný naspäť,
• hromadné podpisovanie a rozosielanie korporátnych dokumentov,
• možnosť správy dokumentov a ich prípravu na podpis pre štatutárne orgány,
• možnosť schvaľovania dokumentov, ktorý pripravujú napríklad asistentky vo firme a ich schvaľovanie nadriadenými pracovníkmi alebo štatutárnymi orgánmi spoločnosti,
• umožňuje definovať minimálnu úroveň elektronického podpisu pre požadovaný dokument,
• možnosť získať dokument digitálnym podpisom aj od partnerov, ktorí nemajú certifikát,
• kompletná história schránky a prehľad o workflow na jednom mieste.

Prečo využiť elektronickú schránku od platformy NFQES?

Elektronická schránka na portáli slovensko.sk ponúka užívateľom len možnosť komunikácie medzi štátom a fyzickou alebo právnickou osobou. Platforma NFQES však užívateľom ponúka rozšírenejšiu verziu a širokú škálu komunikačných možností v online prostredí vrátane interakcií medzi fyzickými osobami, právnickými osobami a verejnou správou, ako aj všetkými kombináciami medzi participujúcimi subjektmi. Všetky služby sú zároveň poskytované v súlade s povinnosťami a požiadavkami eIDAS.

Cenník za využívanie elektronickej schránky nájdu záujemcovia na tomto linku.