Elektronická komunikácia SZČO so štátom: Kedy je povinná a aké výhody vám prinesie?

Obsah článku

Elektronická schránka SZČO

Na živnostníkov a obchodné firmy sa v mnohých prípadoch vzťahuje povinnosť elektronickej komunikácie so štátom. Elektronická schránka je však pre podnikajúce i nepodnikajúce fyzické osoby iba dobrovoľná.

Zriadenie elektronickej schránky je síce pre všetky subjekty automatické, ak ste však samostatne zárobkovo činná osoba (ďalej len SZČO), úrady budú s vami cez e-schránku komunikovať len v prípade, ak ste si ju dobrovoľne aktivovali .

Viete, že…
…aktivácia schránky je veľmi jednoduchá? Po prihlásení do vašej elektronickej schránky na Slovensko.sk kliknite na voľbu Aktivovať schránku v pravom hornom rohu. Schránka vám bude aktivovaná najneskôr v 3. pracovný deň.

Následne môže od orgánov verejnej moci prebiehať doručovanie do elektronickej schránky. Elektronické rozhodnutia majú pritom rovnaký právny účinok, ako keby boli doručené v listinnej forme.

Ak ste SZČO, máte dve elektronické schránky – jednu ako nepodnikateľ a jednu ako podnikateľ. Pri prihlasovaní si vždy zvolíte, do ktorej z nich sa chcete prihlásiť.

Prihlásenie do elektronickej schránky

Prístup do elektronickej schránky máte cez stránku Ústredného portálu verejnej správy Slovensko.sk. V pravom hornom rohu kliknete na tlačidlo Prihlásiť sa na portál, kde sa môžete prihlásiť:

• pomocou občianskeho preukazu – teda občianskym preukazom s čipom, dokladom o pobyte s čipom alebo alternatívnym autentifikátorom pomocou čítačky kariet,
• mobilným kľúčom cez aplikáciu Slovensko v mobile – teda QR kódom alebo číselným kódom pomocou mobilného telefónu a aplikácie Slovensko v mobile,
• pomocou iného európskeho dokladu, kedy pre prihlásenie použijete prihlasovací prostriedok vydaný v krajine Európskej únie.

Povinná elektronická komunikácia živnostníka so štátom

K inštitúciám, s ktorými musíte ako SZČO komunikovať elektronicky, patria v súčasnosti daňové úrady zastrešované Finančnou správou SR. V prípade, že ste zároveň aj zamestnávateľom,  musíte elektronicky komunikovať aj so Sociálnou poisťovňou.

#1 Komunikácia s daňovým úradom

Od 1. júla 2018 sú fyzické osoby – podnikatelia, ktorí sú registrovaní pre daň z príjmov § 49a zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a ich zástupcovia povinní komunikovať s finančnou správou elektronicky.

Znamená to, že vaša komunikácia s finančnou správou prebieha online, cez portál Financnasprava.sk. Rozhodnutia a úradné dokumenty dostávate  do ktorej sa dostanete po prihlásení sa do svojej osobnej internetovej zóny.

Viete, že…
…povinnosť komunikovať s finančnou správou elektronicky má aj živnostník, ktorý prevádzkovanie živnosti prerušil?

Na portál finančnej správy sa zaregistrujete:

• cez registračný formulár na stránke Financnasprava.sk, kde vyplníte požadované identifikačné údaje a následne sa musíte osobne dostaviť na daňový úrad s platným dokladom totožnosti, kde proces registrácie dokončia,
• prostredníctvom portálu Slovensko.sk, ak ste vlastníkom občianskeho preukazu s čipom (eID), dokladu o pobyte s čipom, alebo máte nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu Slovensko v mobile, alebo ste vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v krajine EÚ. Registrácia týmto spôsobom prebieha kompletne online.

Po registrácii na portál finančnej správy, vykonaní registrácie na daňový subjekt a pridelení ID používateľa môžete odosielať dokumenty finančnej správe elektronicky z osobnej internetovej zóny daňovníka. Podania môžete podpisovať a podať elektronickou značkou alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom.

Viete, že…
…k najčastejším prípadom komunikácie SZČO s finančnou správou patrí najmä podanie daňového priznania k dani z príjmov? Živnostníci sú povinní podať elektronické daňové priznanie, elektronicky sa podáva aj prípadná žiadosť o odklad daňového priznania.

#2 Komunikácia so Sociálnou poisťovňou

Ak ako živnostník zamestnávate zamestnancov, máte tiež povinnosť elektronicky komunikovať so Sociálnou poisťovňou.

Ak začínate zamestnávať, musíte:

• sa prihlásiť do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne,
• uzavrieť dohodu o používaní elektronických služieb a aktivovať si prístup do e-Služieb.

Oba tieto kroky môžete vybaviť osobne v pobočke poisťovne alebo elektronicky cez portál Slovensko.sk. Pre elektronické zasielanie dokumentov do Sociálnej poisťovne môžete splnomocniť aj iné osoby.

Každého zamestnanca prihlasujete do poisťovne najneskôr jeden deň pred jeho nástupom do zamestnania. Túto povinnosť musíte vybaviť elektronickou cestou, s výnimkou prvého zamestnanca, ktorého registračný list môžete odovzdať aj v papierovej podobe.

Na stránke poisťovne sa môžete prihlásiť dvomi spôsobmi:

• pomocou mena, hesla a mobilnej aplikácie – v tomto prípade si musíte prístup aktivovať pomocou aplikácie pre dvojfaktorovú autentifikáciu,
• s elektronickým občianskym preukazom (eID).

Prostredníctvom portálu elektronických služieb následne odosielate poisťovni všetky výkazy, vidíte prehľad predpisov poistného a dokážete tu zistiť aj stav svojich záväzkov voči poisťovni.

#3 Komunikácia so zdravotnými poisťovňami

Od roku 2021 je pre všetkých zamestnávateľov povinná aj elektronická komunikácia so zdravotnými poisťovňami. Znamená to, že výkazy preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie a oznámenia zamestnávateľa musíte poisťovni zasielať výlučne elektronicky, a to bez ohľadu na počet zamestnancov, ktorých zamestnávate.

Samozrejme, komunikujete len s tými zdravotnými poisťovňami, ktoré majú vaši zamestnanci. Ak sú všetci vaši zamestnanci zaregistrovaní v jednej poisťovni, prístup do zvyšných dvoch nedostanete.

Všetky tri zdravotné poisťovne majú pritom zriadené elektronické pobočky, pri prihlásení postupne prechádzajú z autentifikácie cez grid kartu na mobilné aplikácie.

Podpísanie dokumentu online:  Návod, ako podpísať dokument elektronickým podpisom, nájdete v článku Elektronický podpis: Manuál pre začiatočníkov.

Aj keď je povinná predsa má množstvo výhod

Hoci v uvedených prípadoch je komunikácia živnostníka s úradmi povinná, tento spôsob komunikácie prináša so sebou množstvo benefitov. Takýto spôsob vybavovania je:

✔️ pohodlný – jednoduchá a efektívna komunikácia; agendu vybavíte z domu alebo z kancelárie,

✔️ časovo úsporný – neobmedzujú vás úradné hodiny jednotlivých inštitúcií, nestrácate čas státím v radoch, elektronické odosielanie dokumentov je rýchle,

✔️ často lacnejší – v mnohých prípadoch ušetríte na poplatkoch až polovicu.

To je zároveň dôvod, prečo mnohí živnostníci komunikujú s úradmi nielen v situáciách, ktoré sú povinné zo zákona, ale aj na dobrovoľnej báze. Takýmto príkladom je napríklad elektronické ohlásenie živnosti, ktoré nie je povinné, ale založenie živnosti online vám ušetrí nielen cestu na váš okresný úrad, ale aj poplatky.

Ohlásenie remeselnej alebo viazanej živnosti je totiž spoplatnené sumou 7,50 eur za každý predmet podnikania, voľné živnosti sú bez poplatku. Pri osobnej návšteve živnostenského úradu zaplatíte za každý predmet remeselnej alebo viazanej živnosti 15 eur, pri voľných živnostiach 5 eur.

Podobných príkladov je však v podnikateľskej praxi oveľa viac. Ďalšie z nich pre vás spíšeme v našom nasledujúcom článku o výhodách dobrovoľnej elektronickej komunikácie so štátom v článku Čo môžete ako živnostník vybaviť elektronicky?