Elektronický podpis v praxi realitných kancelárií: Ako digitalizovať obchod s nehnuteľnosťami?

Obsah článku

Elektronické podpisovanie dokumentov z pohodlia domova

Potenciál zjednodušenia komunikácie medzi realitnými kanceláriami a predávajúcimi či kupujúcimi nehnuteľností spočíva v prechode na elektronické podpisovanie dokumentov. Práve realitný sektor je totiž neslávne známy obrovským množstvom dokumentov, ktoré treba pri každej transakcii pripraviť, podpísať a často aj úradne overiť.

Nemusí ísť pritom len o kúpno-predajnú zmluvu. V realitnej oblasti je možné elektronicky podpisovať aj iné typy dokumentov, napríklad:

• súhlas so zaradením do ponuky realitnej kancelárie,

• zmluvu o zastúpení realitnou kanceláriou,

• rezervačnú zmluvu na nehnuteľnosť,

• zmluvu o krátkodobom alebo dlhodobom nájme nehnuteľnosti,

• preberací a odovzdávací protokol a ďalšie.

Podobne ako v oblasti HR, aj v realitách existujú v oblasti elektronického podpisovania dokumentov prakticky dve možnosti:

• podpis dokumentu na dotykovom zariadení, ktorý si vyžaduje osobnú stretnutie realitného agenta s klientom, teda s kupujúcim alebo s predávajúcim nehnuteľnosti,

• podpis dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý eliminuje potrebu byť fyzicky na rovnakom mieste ako jediná kópia dokumentu.

Zatiaľ čo pre menej záväzné typy dokumentov, ako je napríklad súhlas so zaradením predávanej alebo prenajímanej nehnuteľnosti do ponuky realitnej kancelárie stačí použiť … (aký typ podpisu), pre podpisovanie kúpno-predajných zmlúv jednoznačne odporúčame využitie najvyššej úrovne – kvalifikovaného elektronického podpisu.

Kvalifikovaný elektronický podpis v realitách

Vzhľadom na spravidla vysoké finančné transakcie je pre obchod s nehnuteľnosťami vhodný kvalifikovaný elektronický podpis (KEP), ktorý je určený na podpisovanie všetkých dôležitých a právne záväzných dokumentov vyžadujúcich najvyššiu úroveň zabezpečenia a autenticity.

Tento typ podpisu vám tak aj v realitách umožňuje nielen zefektívnenie komunikácie so štátnou správou či digitalizáciu B2B transakcií, ale zjednoduší aj komunikáciu s kupujúcimi či predávajúcimi.

Vďaka KEP je možné:

✔️ jednoznačne overiť identitu podpísaného subjektu,

✔️ preukázať nezmeniteľnosť podpísaných dokumentov v čase ich podpísania,

✔️ zabezpečiť právnu silu vlastnoručného podpisu – ak obsahuje aj časovú pečiatku, má rovnakú právnu váhu ako notársky overený podpis (na súde nemôže byť odmietnutý ako dôkaz).

S digitalizáciou transakcií vám pomôže portál NFQES

Všetky úrovne elektronického podpisu v realitných transakciách (od digitálneho cez zdokonalený až po kvalifikovaný elektronický podpis) vám umožní vyhotoviť portál NFQES – komplexná SaaS platforma, ktorá vám pomôže s optimalizáciou a zabezpečením vašej elektronickej komunikácie.

Prostredníctvom NFQES môžete podpisovať aj dokumenty s právnou istotou notársky overeného podpisu, a to aj hromadne a bez pripojenia občianskeho preukazu. NFQES teda eliminuje potrebu byť fyzicky na rovnakom mieste ako jediná kópia kúpno-predajnej zmluvy alebo iného dokumentu:

• dokumenty môžete podpísať odkiaľkoľvek, prostredníctvom web portálu alebo mobilnej aplikácie,

• nemusíte ich posielať vytlačené poštou a čakať, kým ich kupujúci alebo predávajúci nehnuteľnosti pošle späť,

• to všetko bezpečne, v súlade s najprísnejšími normami bezpečnosti a kvality.

Enterprise riešenia pre reality

Pre pokročilé integrácie vybraných funkcií NFQES platformy do vášho vlastného systému máme pripravené vlastné API. Náročnejšie služby, ktoré vám umožnia digitalizovať procesy spojené s podpisovaním, vám radi pomôžeme zaviesť v rámci našich Enterprise riešení, ktoré môžu byť implementované priamo u vás alebo prevádzkované na našej strane.

Výhody využitia elektronického podpisu v realitách

Elektronický podpis je technológia, ktorá dokáže zmeniť spôsob zberu a spracovania dokumentov aj v realitných transakciách. Využitie elektronického podpisu v realitnom segmente vám tak prináša množstvo benefitov, predovšetkým:

✔️ zjednodušenie práce realitných maklérov a procesov realitných obchodov,

✔️ rýchlejšie uzatváranie obchodných transakcií, často aj na diaľku, bez nutnosti osobného stretnutia,

✔️ zvýšenie bezpečnosti pri podpisovaní a ochrany dokumentu proti zmenám,

✔️ nižšie nároky na administratívu a archiváciu zmlúv,

✔️ prehľad o tom, čo a kedy ste podpísali vďaka histórii podpisovania,

✔️ bezpečná archivácia dokumentov a mnohé ďalšie.

Bonus navyše: Ušetrite na katastrálnych poplatkoch

Okrem samotného elektronického podpisu existuje aj ďalšia možnosť digitalizácie v realitách. Ide o procesy, ktoré nasledujú po samotnej obchodnej transakcii a vzťahujú sa na prepis vlastníctva na katastrálnom úrade.

Vlastnícke právo k nehnuteľnosti kupujúcemu vzniká až vkladom do katastra nehnuteľností. Ten môže kupujúci urobiť – podobne ako pri množstve iných služieb – osobne alebo prostredníctvom elektronickej služby, ktorou sa zrealizuje návrh na vklad online. 

Vklad do katastra nehnuteľností pritom môžete urobiť v štandardnej lehote, kedy úrad rozhodne do 30 dní od podania alebo zrýchlene, kedy má na rozhodnutie polovicu času. Poplatky za vklad budú však odlišné a elektronickým podaním si ich môžete znížiť až na polovicu, čo aj vzhľadom na zvýšenie poplatkov od 1. apríla 2024 nie je vôbec na zahodenie:

Poplatky za vklad

Poplatky za vklad do katastra od 1.4.2024 (zdroj: Zákon č. 145/1995 Z. z.)

Ako podať elektronický návrh na vklad?

Elektronické podanie môže urobiť:

1. Fyzická osoba

Návrh na začatie konania, teda na vklad do katastra je oprávnený podať ktorýkoľvek účastník právneho úkonu, teda predávajúci i kupujúci. V prípade, že sa návrh na vklad podáva elektronicky, všetky dokumenty musia byť podané v elektronickej podobe a podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom. Podanie musí obsahovať kvalifikovaný elektronický podpis všetkých účastníkov zmluvy.

Poznámka: Ak sa v písomnom podaní vyžaduje notárom alebo matrikou osvedčený podpis, v elektronickom podaní mu zodpovedá kvalifikovaný elektronický podpis opatrený časovou pečiatkou.

2. Notár

Notár zmluvu vyhotoví vo forme notárskej zápisnice a opatrí ju kvalifikovaným elektronickým podpisom. V prípade, že návrh na vklad obsahuje aj iné prílohy ako zmluvu, elektronický návrh na vklad musí podať notár, keďže prílohu overuje. Príkladom je napríklad vyhlásenie správcu bytov o nedoplatku na úhradách, avšak len v prípade, ak ju správca nepodpísal elektronickým podpisom.

Vedeli ste, že…
… návrh na vklad môžete vybaviť ešte lacnejšie? Ak pred podaním návrhu na vklad zašlete elektronický formulár Oznámenie o zamýšľanom návrhu na vklad, ušetríte ďalších 15 eur. Následne máte 90 dní na to, aby ste podali návrh na vklad na príslušný katastrálny odbor, a to buď osobne alebo elektronicky.