Elektronický úradný preklad bez nutnosti návštevy úradného prekladateľa

Obsah článku

Súčasná právna úprava umožňuje zadávateľovi prekladu a úradnému prekladateľovi dohodnúť sa na tom, že úradný preklad vyhotoví elektronicky a elektronicky ho podpíše a zašle zadávateľovi. Na elektronické vyhotovenie a zaslanie úradného prekladu potrebuje úradný prekladateľ kvalifikovaný elektronický podpis s časovou pečiatkou a mandátny certifikát. Takto podpísaný úradný preklad možno vyhotoviť a zaslať zadávateľovi elektronicky a má rovnakú právnu silu a praktickú využiteľnosť ako listinný dokument opatrený okrúhlou pečiatkou a podpisom úradného prekladateľa na danom dokumente.

Elektronický úradný preklad: kvalifikovaný elektronický podpis, mandátny certifikát

Právna úprava účinná od 1. júla 2018 umožňuje úradným prekladateľom vyhotovovanie úradných prekladov v elektronickej podobe. Tento krok dovoľuje úradným prekladateľom vykonávať prekladateľskú činnosť v elektronickej forme, to však len za predpokladu, že prekladateľský úkon je podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom a opatrený kvalifikovanou elektronickou pečiatkou.

Takto vyhotovený úradný preklad má v zmysle zákona č. 382/2004 Z. z. o znalcoch, tlmočníkov a prekladateľoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „zákon o tlmočníkoch a prekladateľoch“) má následne rovnakú právnu silu a účinnosť ako rovnaký preklad vyhotovený v listinnej podobe a opatrený okrúhlou pečiatkou úradného prekladateľa a jeho podpisom na tomto dokumente. Ak úradný prekladateľ disponuje kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou, môže zadávateľovi prekladu ušetriť osobnú návštevu vo svojich priestoroch aj ďalšie náklady.

Postup pri vyhotovení elektronického úradného prekladu v krokoch:

• Dohoda medzi zadávateľom úradného prekladu a úradným prekladateľom, ktorý disponuje kvalifikovaným elektronickým podpisom a kvalifikovanou časovou pečiatkou – elektronické vyhotovenie úradného prekladu sa začína dohodou medzi úradným prekladateľom a zadávateľom o tom, že úradný prekladateľ je v zmysle zákona oprávnený vyhotovovať úradné preklady, a že disponuje s kvalifikovaným elektronickým podpisom a časovou pečiatkou.
• Digitalizácia dokumentov a elektronická komunikácia – zadávateľ v ďalšom kroku zašle dokument úradnému prekladateľovi na preklad svoj dokument cez email alebo inú komunikačnú platformu podľa ich vzájomnej dohody.
• Elektronický úradný preklad pripravený na akékoľvek okamžité použitie – hotový úradný preklad zašle úradný prekladateľ zadávateľovi e-mailom alebo inou dohodnutou komunikačnou cestou, pričom tento dokument je podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP-om) a opatrený časovou pečiatkou. Takto zaslaný úradný preklad je pripravený na okamžité použitie zadávateľom na požadované účely.

Kvalifikovaný elektronický podpis a časová pečiatka na elektronickom úradnom preklade garantujú zadávateľovi autenticitu preloženého dokumentu a presný časový údaj jeho vzniku. Elektronické úradné preklady sa štandardne vyhotovujú v PDF alebo ASICE formáte a takto vytvorené sú pripravené na okamžité použitie v praxi alebo zaslanie organizáciám, ktoré ich od zadávateľa požadovali.

Kvalifikovaný elektronický podpis a časovú pečiatku vydáva úradnému prekladateľovi poskytovať dôveryhodných služieb, ktorým je aj platforma NFQES. Viac informácií nájdete v prípade záujmu aj na tomto linku. Aby mohol úradný prekladateľ podpisovať vytvorené úradné preklady kvalifikovaným elektronickým podpisom a časovou pečiatkou, tak potrebuje mať aj mandátny certifikát. Tento certifikát vám tiež vydá poskytovateľ dôveryhodných služieb, ktorý je platforma NFQES.

Výhody elektronického úradného prekladu

Elektronický úradný preklad bez nutnosti osobnej návštevy úradného prekladateľa šetrí čas nielen samotnému zadávateľovi, ale aj úradnému prekladateľovi. Ak disponuje úradný prekladateľ kvalifikovaným elektronickým podpisom a časovou pečiatkou a dohodne sa so zadávateľom, že mu vyhotoví elektronický úradný preklad, tak takýto dokument mu môže zadávateľ zaslať e-mailom, alebo inou elektronickou formou. V praxi sa počíta každá naša minúta a preto každého z nás vždy poteší, keď niekam nemusíme a môžeme tento čas využiť napríklad pre našu rodinu alebo iné dôležité činnosti.

V tomto kroku je tiež dôležité dať si pozor na to, aby sme bol zaslaný dokument v takom formáte a kvalite, aby s ním mohol úradný prekladateľ pracovať, a teda, aby bol dobre čitateľný. Rovnako potom obdrží zadávateľ preložený dokument od úradného prekladateľa cez e-mail alebo inou dohodnutou formou.

Ak potrebuje zadávateľ úradný preklad pre niektorú verejnú inštitúciu, orgán verejnej moci alebo inú verejnú organizáciu a plánuje ho podávať elektronicky, tak vďaka elektronickej forme úradného prekladu môže ušetriť aj na viacerých poplatkoch, pričom niektoré nemusí platiť vôbec.

Odporúčame preto zadávateľom úradného prekladu, aby si tieto skutočnosti preverili ešte pred zadaním úradného prekladu a zistili si, v akých rôznych prípadoch im elektronické podanie ušetrí ďalší čas a ďalšie osobné návštevy úradov, organizácií a inštitúcií a kde ušetria aj finančné prostriedky vo forme správnych alebo súdnych poplatkov. V praxi platí, že niektoré správne poplatky sa pri elektronickom podaní znižujú na polovicu a niekde sa neplatia vôbec.

Okrem uvedených benefitov prináša elektronický úradný preklad podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom a opatrený časovou pečiatkou užívateľom aj nasledujúce výhody:

• znížená ekologická stopa – elektronicky vyhotovený a zaslaný dokument predstavuje tzv. paperless riešenie, ktoré odstraňuje potrebu tlačenia dokumentov, ich následnú dopravu a skladovanie,
• zvýšená bezpečnosť – elektronické úradné preklad sú ľahko overiteľné a chránia adresátov a občanov pred phshingovými útokmi a podvodmi.

Kvalifikovaný elektronický podpis, časová pečiatka a mandátny certifikát od platformy NFQES

Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) získajú úradní prekladatelia na tomto linku. V prípade akýchkoľvek otázok nás môžete kontaktovať, radi vám všetky zodpovieme. KEP môžete používať s kartičkou alebo bez kartičky, pričom žiadosť možno vytvoriť cez nasledujúce kroky:

1. Vytvorte žiadosť na zone.nfqes.com
2. Dohodnite si termín osobnej návštevy a príďte na registračnú autoritu. Tento krok sa už v budúcnosti neopakuje, je v zmysle zákona potrebný pre riadne overenie vašej identity.
3. Predložte potrebné doklady totožnosti a zaplaťte príslušný poplatok za poskytnutie kvalifikovaného certifikátu.
4. Po obdržaní certifikátu už stačí len nahrať dokumenty a podpísať ich.

Tip od NFQES

Úradní prekladatelia, ktorí využívajú kvalifikovaný elektronický podpis s časovou pečiatkou od NFQES a podpisujú úradné preklady cez našu platformu, si pochvaľujú aj možnosť prezretia a nahliadnutia celého dokumentu ešte pred samotným podpisom.

Kvalifikovaná časová pečiatka poskytuje úradnému prekladateľovi a zadávateľovi prekladu časový údaj o tom, kedy bola pečiatka pridaná na dokument. Tento materiál sa následne stáva právne overený a nepopierateľný, nakoľko zdroj času pochádza zo servera certifikačnej autority, ktorou je NFQES. Časová pečiatka tak plní funkciu, ktorá zabraňuje falšovaniu času podpísania úradného prekladu. Ako na kvalifikovanú časovú pečiatku zistíte v tomto článku.

Mandátny certifikát, ktorý potrebuje úradný prekladateľ na overenie svojej identity, je v zmysle ustanovenia § 8 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o dôveryhodných službách“) kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis vydaný fyzickej osobe, ktorá:

• je oprávnená zo zákona alebo na základe zákona konať za inú osobu alebo orgán verejnej moci alebo v ich mene, alebo fyzickej osobe
• vykonáva činnosť podľa osobitného predpisu,
• vykonáva funkciu podľa osobitného predpisu.

Platforma NFQES je poskytovateľom dôveryhodných služieb v zmysle platnej a účinnej legislatívy Slovenskej republiky, ako aj podľa ustanovení európskeho nariadenia eiDAS. Mandátne certifikáty vydávané platformou NFQES spĺňajú prísne požiadavky na ochranu údajov a overenie identity a sú právne uznané a akceptovateľné. Na súde môžu byť použité ako dôkaz a to v rámci celej Európskej únie.

S mandátnym certifikátom od NFQES majú úradní prekladatelia nasledujúce výhody:

• vzdialené podpisovanie,
• podpisovanie cez slovensko.sk alebo akýchkoľvek iných aplikáciách,
• možnosť hromadného podpisovania,
• nepopierateľnosť podpísania úradných prekladov a akýchkoľvek dokumentov,
• takto podpísané dokumenty nemôžu byť odmietnuté na súde ako dôkaz,
• posilnená dôveryhodnosť – pri elektronickej komunikácii medzi zadávateľom úradného prekladu a úradným prekladateľom je možné jasne identifikovať mandatára a jeho oprávnenie.

Mandátny certifikát od NFQES môžu mať úradní prekladatelia s kartičkou alebo bez kartičky, kedy môžu podpisovať kvalifikovaným elektronickým podpisom rýchlo, jednoducho a hromadne dokonca aj zo svojho mobilu.

Digitalizácia dokumentov je naša budúcnosť

Digitalizácia dokumentov a elektronické služby nám skutočne otvárajú dvere k rýchlejším a efektívnejším procesom v našich osobných aj profesionálnych životoch a odbremeňujú nás od mnohých doteraz nutných úkonov, ako sú osobné návštevy u rôznych odborníkov a inštitúcií. Elektronizácia vo všeobecnosti v neposlednom rade prispieva k ochrane životného prostredia a šetrí nám peniaze vynakladané na rôzne poplatky, ktoré sú pri využívaní elektronických služieb nižšie alebo úplne zrušené. S ohľadom na množstvo benefitov elektronickej komunikácie a služieb možno už v krátkej budúcnosti očakávať pribúdanie povinného využívania elektronických služieb vo verejnom sektore a zvýšeného záujmu o elektronizáciu v súkromnom segmente. Elektronický podpis raz zrejme bude bežnou súčasťou výbavy každého z nás.