Elektronický podpis pri založení a zmenách v spoločnosti s ručením obmedzeným

Obsah článku

Ak ste držiteľom kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovanej časovej pečiatky, tak môžete založiť spoločnosť s ručením obmedzeným aj z pohodlia vášho domova, a to bez nutnosti navštíviť notára alebo matriku. Rovnako je to aj pri akýchkoľvek zmenách, ktoré robíte vo vašej spoločnosti s ručením obmedzeným počas jej existencie. V článku sa dozviete, ako získať kvalifikovaný elektronický podpis a ako prebieha elektronické podpisovanie pri založení a zmenách v spoločnosti s ručením obmedzeným.

Elektronický podpis pri založení a zmenách v s.r.o. bez nutnosti návštevy notára alebo matriky

Pri založení spoločnosti s ručením obmedzeným zákon predpisuje budúcim podnikateľom vytvorenie niektorých dokumentov vrátane spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny. Spoločenská zmluva, respektíve zakladateľská listina, ako aj mnohé ďalšie zákonom predpísané dokumenty a prílohy musia mať písomnú formu a podpisy zakladateľov na nich musia byť v zmysle ustanovenia § 58 zákona č. 323/1992 Zb. Notársky poriadok v aktuálnom znení alebo podľa zákona č. 599/2001 Z. z. o osvedčovaní listín a podpisov na listinách okresnými úradmi a obcami úradne osvedčené. Spoločenskú zmluvu podpisujú všetci zakladatelia alebo ich zástupcovia, ktorí môžu byť na tento úkon splnomocnení. Aj na splnomocnení musí byť úradne osvedčený podpis a musí byť pripojené k spoločenskej zmluve.

Ak spoločnosť s ručením obmedzeným zakladá jedna osoba, nahrádza tento dokument v praxi spoločenskú zmluvu (je jej ekvivalentom). Musí preto obsahovať rovnaké náležitosti ako spoločenská zmluva a aj podpis jediného zakladateľa a spoločníka spoločnosti na tejto listine musí byť úradne osvedčený. V súčasnosti už platná a účinná legislatíva umožňuje podpísať tieto dokumenty aj nutnosti návštevy notára alebo matričného úradu. Podpis na spoločenskej zmluve alebo zakladateľskej listine môžeme plnohodnotne a v súlade so zákonom nahradiť kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou. Takto podpísaný dokument je v praxi považovaný ako keby bol podpísaný a úradne osvedčený notárom alebo matrikou.

Dobrý tip:

Akékoľvek dokumenty, ktoré zákony vyžadujú pri založení spoločnosti s ručením obmedzeným, alebo pri zmenách v s.r.o., ktoré si štandardne vyžadujú úradné osvedčenie podpisu na tomto dokumente, možno podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatku a majú rovnakú právnu silu, ako keby boli osvedčené u notára alebo na matrike. Okrem úspory času, ktorú by ste inak venovali návšteve notára alebo matriky, tak ušetríte aj náklady na poplatkoch za tieto úkony.

Kvalifikovaný elektronický podpis a časová pečať od platformy NFQES rýchlo a jednoducho

Kvalifikovaný elektronický podpis (skrátene označovaný aj ako KEP) umožňuje spoľahlivo a jednoznačne určiť fyzickú osobu, ktorá ho vyhotovila. KEP v praxi úplne nahrádza písomnú podobu vlastnoručného podpisu a jeho využívanie v praxi zabezpečuje autenticitu, integritu a nepopierateľnosť. Kvalifikovaný elektronický podpis vydáva certifikačná autorita, ktorou je spoločnosť označovaná ako poskytovateľ dôveryhodných služieb podľa európskeho nariadenia eIDAS a zapísaná v zozname dôveryhodných poskytovateľov. Takýmto poskytovateľom je aj spoločnosť BRAIN:IT, ktorá je prevádzkovateľom online platformy NFQES.com.

Ako získam kvalifikovaný podpis od platformy NFQES?

1. Vytvoríte si žiadosť o kvalifikovaný certifikát na zone.nfqes.com.
2. V ďalšom kroku si dohodnete osobnú návštevu v certifikačnej autorite, čo je nevyhnutné kvôli identifikácii požadovanej zákonom. Túto návštevu absolvujete len raz, potom už nie je potrebná žiadna osobná účasť.
3. Počas osobnej návštevy predložíte certifikačnej autorite potrebné doklady totožnosti a uhradíte poplatok za poskytnutie kvalifikovaného certifikátu.
4. Následne získate kvalifikovaný certifikát a môžete nahrať dokumenty na podpísanie a podpisovať. Dokument podpíšte jedným klikom a môžete ho odoslať, kam je potrebné.

Elektronicky podpisovať môžete aj viacero dokumentov naraz (hromadné elektronické podpisovanie). Cena kvalifikovaného elektronického podpisu od platformy NFQES je 18 eur na jeden rok. Ak by ste chceli platnosť podpisu predĺžiť, cena za predĺženie o 1 rok je 16 eur a o dva roky 28 eur.

Aby ste mohli podpisovať zakladateľské dokumenty v spoločnosti s ručením obmedzeným bez nutnosti návštevy notára alebo matričného úradu, potrebujete ku kvalifikovanému elektronickému podpisu pripojiť aj kvalifikovanú časovú pečiatku. Táto slúži pre kvalifikované overenie dokumentu, čím sa zaručuje overenie dokumentu v čase, kedy bola pečiatka pridaná. Takto uvedený údaj je právne overený a nepopierateľný, pretože zdroj času pochádza priamo zo servera certifikačnej autority NFQES.

Viac informácií v využívaní kvalifikovanej časovej pečiatky a jej jednoduchom a rýchlom získaní nájdete aj na tomto linku.

Podpisovanie zakladateľských dokumentov pri založení a zmenách v s.r.o.

1. Podpisovanie kvalifikovaným elektronickým podpisom je v praxi veľmi jednoduché. Pripravíte si všetky dokumenty k založeniu s.r.o. alebo k zmenám v s.r.o., ako je napríklad spoločenská zmluva, zakladateľská listina, podpisový vzor konateľa, súhlas vlastníka nehnuteľnosti, vyhlásenie podľa ustanovenia § 105a obchodného zákonníka a mnohé ďalšie podľa potreby a cez platformu NFQES nahráte dokumenty, ktoré chcete podpísať.
2. Následne si zvolíte druh podpisu a časovú pečiatku a všetky nahraté dokumenty podpíšete jedným klikom.
3. Následne si dokument môžete stiahnuť a uložiť u seba na niektorom zariadení, prípadne ho odoslať, kam potrebujete.

Platforma NFQES umožňuje ešte pred samotným podpisom náhľad, ako daný dokument vyzerá.

Takto pripravené a podpísané dokumenty môžete sami podať, alebo môžete na podanie splnomocniť inú osobu. Aj samotné podanie (návrh) dokumentov do Obchodného registra Slovenskej republiky si vyžaduje je podpis kvalifikovaným elektronickým podpisom. Podanie pritom možno v súčasnosti realizovať už len elektronicky (v minulosti bolo možné aj listinné podanie a navrhovateľ mal možnosti voľby).

Zmeny, na ktoré využijete kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaným elektronickým podpisom môžete podpisovať aj zmeny v existujúcej spoločnosti s ručením obmedzeným a jej zakladateľských dokumentoch napríklad aj pri nasledujúcich právnych situáciách:

• zmena obchodného názvu spoločnosti s ručením obmedzeným,
• zmena sídla obchodnej spoločnosti s ručením obmedzeným,
• zmeny v predmetoch podnikania spoločnosti s ručením obmedzeným (výmaz existujúcich predmetov podnikania a zápis nových predmetov podnikania),
• zmeny v osobách spoločníkov a konateľov spoločnosti s ručením obmedzeným,
• predaj spoločnosti, ktorý sa realizuje ako prevod 100 % obchodného podielu (50 % alebo inej veľkosti obchodného podielu) v spoločnosti s ručením obmedzeným,
• zmeny v osobe konečných užívateľov výhod,
• zmeny v osobných údajoch spoločníkov, konateľov, zodpovedných zástupcov, členov dozorných rád,  konečných užívateľov výhod a iných osôb v spoločnosti s ručením obmedzeným,
• ustanovenie dozornej rady a zmeny v osobách členov dozornej rady v spoločnosti s ručením obmedzeným,
• zmeny v osobách zodpovedných zástupcov v spoločnosti s ručením obmedzeným,
• iné zmeny ustanovené právnymi predpismi, kde zákon vyžaduje úradne osvedčené podpisy na príslušných listinách, ktoré sú prílohami návrhu na zmeny zapisované do Obchodného registra Slovenskej republiky.

V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať, radi vám všetko vysvetlíme.