E-podpis v České republice: Elektronické podepisování a doručování pracovněprávních dokumentů

Obsah článku

Elektronické podepisování dokumentů se postupně rozšiřuje do mnoha oblastí a výjimkou není ani segment pracovněprávních vztahů a lidských zdrojů. V článku získáte potřebné informace o digitalizaci pracovněprávních dokumentů v České republice (ČR) z pohledu zaměstnavatele. Seznamte se se zákonnými podmínkami pro elektronické podepisování, doručování a archivaci pracovněprávních dokumentů v ČR a jejich výhodami pro zaměstnavatele.

Elektronický podpis v ČR u pracovněprávních dokumentů

Stejně jako u nás, i v České republice je jedním z hlavních požadavků pro většinu pracovněprávních dokumentů písemná forma. Písemná forma pracovněprávních dokumentů, které jsou základem vzniku, změny a ukončení pracovněprávních vztahů v ČR, je podle platné legislativy zachována i tehdy, když je dokument vytvořen v elektronické podobě.

Podobně jako u standardních listinných dokumentů, které musí být zákonem stanoveným způsobem podepsány příslušnou osobou, musí být i dokumenty vytvořené v elektronické podobě podepsány příslušnou osobou pomocí elektronického podpisu.

Platné české zákony přitom rozlišují více druhů elektronických podpisů s odlišnou právní silou. Zákony zároveň stanovují, jakým typem elektronického podpisu musí být jednotlivé pracovněprávní dokumenty podepsány. Tento požadavek musí být vždy splněn, jinak dokument nenabude platnosti a účinnosti.

Typy elektronických podpisů v ČR

Česká právní úprava obsahuje několik typů elektronických podpisů, včetně následujících:

● jednoduchý elektronický podpis
● zaručený elektronický podpis
● kvalifikovaný elektronický podpis (tzv. uznávaný elektronický podpis)
● zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (tzv. uznávaný elektronický podpis)

Všechny výše uvedené elektronické podpisy jsou rovnocenné vlastnoručnímu podpisu, zejména tím, co prokazují a svými vlastnostmi. Právní úpravu pro elektronické podepisování v České republice obsahuje zákon č. 297/2016 Sb. Český zákoník práce přitom rozlišuje dvě hlavní kategorie pracovněprávních dokumentů, přičemž každá z nich je regulována specifickými pravidly.

Elektronické podepisování pracovní smlouvy a dalších pracovněprávních dokumentů

Do této kategorie spadají podle českého zákoníku práce například následující pracovněprávní dokumenty:

• pracovní smlouva a dodatek k pracovní smlouvě
• dohoda o provedení práce
• dohoda o pracovní činnosti
• dodatky k výše uvedeným dohodám
• dohoda o rozvázání pracovního poměru
• dohoda o zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti

Elektronické podepisování

Český zákoník práce nepředepisuje konkrétní typ elektronického podpisu pro výše uvedené pracovněprávní dokumenty, takže při jejich podpisu mohou účastníci pracovněprávního vztahu použít i jednoduchý elektronický podpis (například tzv. DocuSign). Pro účely dokazování však lze doporučit, aby účastníci pracovněprávních vztahů použili kvalifikovaný elektronický podpis s vyšší právní silou (tzv. AES nebo QES).

Elektronické doručování

Pro všechny výše uvedené dokumenty platí, že dokument podepsaný elektronickým podpisem musí zaměstnavatel zaslat na e-mailovou adresu, kterou mu zaměstnanec písemně uvedl pro účely oficiální komunikace.

Tip odborníka:

Zaměstnanec má právo odstoupit od pracovní smlouvy a některých dalších pracovněprávních dokumentů do 7 dnů. Toto odstoupení musí být zasláno a doručeno v písemné podobě. Odstoupit však může pouze tehdy, pokud ještě nezačal s plněním podle uzavřené smlouvy nebo dohody.

Jednostranné pracovněprávní dokumenty a jejich elektronické podepisování v ČR

V této kategorii pracovněprávních dokumentů se nacházejí například i následující dokumenty vytvářené zaměstnavatelem:

• výpověď z pracovního poměru
• okamžité zrušení pracovního poměru
• zrušení pracovního poměru ve zkušební době
• jiné jednostranné dokumenty podle českého zákoníku práce

Elektronické podepisování

Tyto dokumenty může zaměstnavatel v ČR doručit elektronicky pouze v případě, že mu zaměstnanec udělil předchozí písemný souhlas s elektronickým doručením takového dokumentu. Takový písemný souhlas musí být udělen na samostatném dokumentu, což znamená, že nemůže být například součástí podepisované pracovní smlouvy nebo jiné pracovní dohody.

Zaměstnavatel zároveň musí poskytnout zaměstnanci písemné oznámení s vysvětlením zákonných požadavků pro elektronické doručování, přičemž toto oznámení může být součástí formuláře souhlasu. Pokud zaměstnanec souhlasí, je povinen poskytnout zaměstnavateli svou soukromou elektronickou adresu, na kterou mu bude zaměstnavatel doručovat pracovněprávní dokumenty.

Tip odborníka:

Zaměstnanec může svůj souhlas s takovou formou komunikace a zasíláním oficiálních pracovněprávních dokumentů kdykoliv odvolat, a to s účinkem do budoucna, nikoli se zpětným účinkem.

Všechny dokumenty spadající do této zákonné kategorie musí být na základě zákona podepsány tzv. uznávaným elektronickým podpisem, kterým je:

• kvalifikovaný elektronický podpis (QES), nebo
• zaručený elektronický podpis (AES) založený na kvalifikovaném certifikátu

Elektronické doručování

Všechny pracovněprávní dokumenty zařazené do této kategorie musí být zaslány na soukromou elektronickou adresu zaměstnance zaměstnavatelem a zaměstnanec musí písemně potvrdit jejich převzetí – například e-mailem. V tomto případě český zákon zná také tzv. fikci doručení, kdy platí, že dokument se považuje za doručený 15. dnem po odeslání.

Tip odborníka:

Doručení je neúčinné, pokud se písemnost zaslaná elektronicky na adresu zaměstnance vrátí zaměstnavateli zpět jako nedoručitelná.

Výhody elektronického podepisování pracovněprávních dokumentů

Elektronické doručování pracovněprávních dokumentů v České republice významným způsobem usnadnila a zpřehlednila novela českého zákoníku práce z roku 2023. Nové podmínky přinesly do praxe množství výhod pro zaměstnavatele, mezi nimi i následující benefity:

• Rychlost a efektivita: Dokumenty jako pracovní smlouva, dodatky k pracovním smlouvám a dohodám a jiné pracovněprávní dokumenty může zaměstnavatel zaslat elektronicky a zaměstnanec je má okamžitě k dispozici.
• Ekonomický aspekt: Díky elektronickému podepisování a doručování ušetří zaměstnavatel nejen svůj čas, ale i značnou část nákladů běžně vynakládaných na nákup papíru, obálek a poštovních poplatků.
• Jednodušší doručování na dálku: Aktuální pravidla v České republice umožňují zaměstnavatelům jednodušší doručování pracovněprávních dokumentů těm, kteří pracují z domova (Home Office) nebo lidem pracujícím ze zahraničí.
• Právní jistota a jednodušší prokazatelnost: Elektronické doručování, zejména prostřednictvím tzv. datové schránky, poskytuje účastníkům pracovněprávních vztahů jasný důkaz o tom, že dokument byl řádně doručen v souladu s platnou legislativou.
• Ekologický aspekt: Výše uvedená pravidla přispívají také k ochraně a udržitelnosti životního prostředí.
• Přehlednější a jednodušší administrativa a archivace: Elektronické dokumenty jsou uloženy v elektronické podobě, což usnadňuje jejich správu, vyhledávání a zpřehledňuje i jejich archivaci.

Elektronický podpis v ČR zjednodušuje práci zaměstnavatelům

Elektronický podpis v ČR dnes umožňuje zaměstnavatelům výrazně zjednodušit práci s pracovněprávními dokumenty. Správně nastavené elektronické podepisování a doručování dokumentů šetří čas, snižuje administrativu a zároveň zajišťuje právní jistotu při komunikaci se zaměstnanci. Při zavádění digitalizace HR agendy je však důležité dodržovat zákonné požadavky a používat vhodný typ elektronického podpisu podle konkrétního dokumentu.

Pokud potřebujete vyřídit elektronický podpis nebo se chcete o možnostech digitalizace dokumentů dozvědět více, všechny potřebné informace najdete na naší online platformě NFQES.