Elektronická schránka – čo by ste mali vedieť

Obsah článku

Elektronická schránka je určená na elektronickú komunikáciu občana a firiem Slovenskej republiky. Čo rozumieme pod pojmom elektronická komunikácia? Je to doručovanie elektronických dokumentov do e-schránky a zasielanie elektronických podaní. Už nemusíte neustále sledovať či vám poštárka hodila žltý lístok a otváracie hodiny na miestnej pošte. Táto schránka plne nahrádza doručovanie dokumentácie v listinnej podobe, pričom je však možné doručovať klasicky či do vlastných rúk.

Elektronická schránka – prečo ju používať?

Elektronická schránka (alebo inak electronic mailbox) nie je žiadna poštová schránka preplnená listami a obálkami. Príchod elektronickej schránky do modernej spoločnosti prináša vyššiu efektívnosť a rýchlosť komunikácie , či zjednodušenie práce s údajmi, správami a dokumentami. Pomalý, ale istý zánik papierovej formy komunikácie môže byť hlavne pre staršie generácie ťažký a je náročné si na to zvyknúť, no neustály vývoj svetu prináša zjednodušenie a vyššiu efektivitu a rýchlosť úkonov. Čas a efektivita teda hrá v prospech elektronických schránok. Z obyčajného, bieleho papiera, popísaného atramentom sa v elektronickej dobe presúvame do sveta elektronickej pošty a schránok s neobmedzeným prístupom, so stopercentným súkromím a bezpečnosťou. Okrem toho ponúka zjednodušenie a pohodlie – nikam nemusíte chodiť, nič nemusíte vypisovať, do elektronickej schránky máte prístup odvšadiaľ. Samozrejme, len tam, kde máte k dispozícií laptop, tablet, prípadne mobilný telefón a pripojenie k internetu. Ďalším neoddeliteľným aspektom je váš občiansky preukaz s čipom (eID) , prípadne alternatívnym autentifikátorom.

Okrem toho, že je elektronická schránka v podstate plnou náhradou fyzickej poštovej schránky, má ďalšie možnosti jej využitia. Jednou z nich je urýchlenie procesu komunikácie štátnych inštitúcií s fyzickými, právnickými osobami a samozrejme aj živnostníkmi. Štát je povinný s vami komunikovať elektronicky od dátumu 1.7.2017 a všetky štátne orgány v súčasnosti posielajú dokumenty do elektronickej schránky. Výnimku môžu tvoriť orgány, ktoré využívajú vlastné portály na komunikáciu a doručovanie do elektronickej schránky. P rístup do elektronických schránky, ich funkcie a možnosti použitia sa môžu mierne líšiť. Pre firmy a právnické osoby je zriadenie elektronickej schránky povinné tak isto, ako aj pravidelné kontrolovanie a zaobchádzanie s ňou. Priamo na portáli verejnej správy – t.j. www.slovensko.sk je možné elektronickú schránku plne využiť. Pokiaľ ste právnickou osobou, štát vám elektronickú schránku pre doručovanie správ a dokumentov zriadil automaticky k dátumu 1.7.2017.
V skratke: E-schránka je jednoduchý spôsob efektívnej komunikácie medzi podnikateľmi, organizáciami a občanmi s orgánmi verejnej moci. Schránky sú vlastníctvom štátu a majú za cieľ zefektívniť a zjednodušiť komunikáciu medzi občanom a štátom. Nikto sa nikam nemusí ponáhľať so žltým lístkom na poštu, všetko je možné vybaviť za pomoci občianskeho preukazu s čipom, ktorý je vydávaný v tomto období už automaticky. Občan si však musí individuálne vybaviť svoj elektronický podpis pri obdržaní nového občianskeho preukazu. Do aktivovanej elektronickej schránky sa doručujú elektronické rozhodnutia s rovnakým právnym účinkom, ako keby ste dostali poštovú výzvu do vlastných rúk.

Ako si založiť e-schránku a ako do nej získam prístup?

Založenie vlastnej e-schránky je jednoduché a intuitívne. Po 18. roku života si občan musí o zriadenie e-schránky požiadať, firmám a právnickým osobám sú e-schránky zriaďované priebežne podľa príslušných registrov (napr. Obchodného) .Občan Slovenskej republiky nemá svoju e-schránku zriadenú na doručovanie automaticky, ak sa jedná o fyzickú osobu. O aktiváciu elektronickej schránky si občan musí individuálne požiadať. V skratke – vo svojej e-schránke má horné tlačidlo Aktivovať schránku. Po tejto aktivácií je schránka funkčná bezodkladne. Po aktivácií vám orgán verejnej moci už môže doručovať elektronické úradné rozhodnutia, pokiaľ aktivovanú schránku nemáte, úrad je vám povinný dokumenty doručovať listinne. Živnostníci – fyzické osoby sú povinné komunikovať s finančnou správou prostredníctvom e-schránky.

Na území SR prístup do elektronickej schránky sprostredkováva portál slovensko.sk, Prístup do osobnej elektronickej schránky pomocou portálu prebieha cez elektronický občiansky preukaz s čipom. Ten je následne potrebné vložiť do čítačky kariet, ktorá zabezpečí pripojenie k počítaču, prípadne prepojí s mobilnou aplikáciou Slovensko (generuje súkromné tokeny). Postup je teda veľmi jednoduchý a portál a dizajn elektronickej schránky je intuitívny, zachováva si svoj nekomplikovaný vzhľad bežnej emailovej schránky, ktorú používame všetci (napr. gmail.com, azet.sk, zoznam.sk, atď.). Stránka slovensko.sk má aj mobilnú aplikáciu, vďaka ktorej je prístup do elektronickej schránky jednoduchší a kompaktnejší.

Od dátumu 01.06.2020 je povinná aktivácia elektronických schránok, slúžiacich na doručovanie automaticky zo zákona o e -govermente právnickych osôb, ktoré nie sú zapísané v Obchodnom registri SR (nadácie, občianske združenia, neinvestičné fondy, organizácie zamestnávateľov atď.).

Bezpečnostné prvky – základné informácie

K prístupu je potrebné splniť veľa bezpečnostných prvkov, preto čoraz viac spoločností využíva externú správu elektronickej schránky cez iné spoločnosti, ktoré takéto riešenia ponúkajú. Využitie externých služieb ponúka výraznú úsporu času a zjednodušenie prístupu k obsahu elektronickej schránky. Prístup k nej je totiž možný na akomkoľvek zariadení a odkiaľkoľvek. Je však potrebné uvedomiť si, že bez občianskeho preukazu je možné pracovať len s obsahom elektronickej schránky. V prípade, že chcete využiť aj inú elektronickú službu, napríklad podávanie žiadostí alebo zmenu údajov, je potrebná čipová karta a čítačka na overovanie.

Chcem, aby moju schránku spravoval niekto iný, je to vôbec možné?

Pokiaľ sa dobrovoľne rozhodnete nespravovať svoju e-schránku, riešením je splnomocnenie dôveryhodnej osoby, ktorá s vašimi dokumentmi môže disponovať. Tu iba upozorníme, že výber zodpovednej osoby alebo spoločnosti je potrebné zvážiť, keďže narába s vašou osobnou, citlivou dokumentáciou medzi vami a štátnymi , či právnickými orgánmi. Osoba vami splnomocnená musí mať občiansky preukaz s čipom spolu s bezpečnostným kódom (BOK) .V tomto prípade je ešte jedna možnosť – a tou je doklad o pobyte s kódom a čipom a bezpečnostným osobným kódom, prípadne iný druh autentifikátoru s elektronickým čipom a kódom.

Čo ak mi vyhovuje fyzický spôsob a žlté lístky na pošte?

Pokiaľ sa jedná o fyzickú osobu, je to možné. Podnikateľ zapísaný v Obchodnom registri SR je povinný disponovať e-schránkou. Medzi jedinú nevýhodu môže patriť, že musíte mať eID, čip a musíte zaplatiť aktivačný poplatok. Pokiaľ vám schránku spravuje firma alebo iný orgán, musíte zaplatiť dodatočne tomu, kto vám schránku spravuje. Informácie o poplatkoch a cenníky nájdete na stránka externých firiem.

Cena elektronickej schránky – od čoho závisí?

V tejto otázke je cena elektronickej schránky pre fyzické a právnické osoby rovnaká. Cena prešla v poslednej dobe reformou, preto po novom platí, že veľkosť je automaticky ľubovoľná. Ešte v blízkej minulostí to bolo tak, že úložisko do 1GB portál poskytoval celkom zadarmo. Kapacita však nemusela byť pre objem prijatých správ dostatočná, preto bolo možné navýšenie. Navýšenie kapacity pre používateľa bolo štandardne od 10 €/1 GB jednorázovo . Reforma v roku 2023 zadefinovala, že od 1. augusta 2023 nie je nutné zaplatiť poplatok za navýšenie úložnej kapacity elektronickej schránky. Veľkosť elektronickej schránky bude všetkým automaticky daná dostupnou kapacitou Ústredného portálu verejnej správy (slovensko.sk) bez podania žiadosti a bez zaplatenia poplatku.

Aké môžu nastať problémy?

Všade sa môžu vyskytnúť chyby a výnimkou nie sú ani elektronické služby. V rámci elektronickej schránky môžu nastať problémy, aj napriek tomu, že je snahou ich eliminovať. Eliminovať sa však nedajú úplne.

Zle zadané údaje

Veľmi častým problémom, ktorý sa vyskytuje u všetkých používateľov, sú údaje. Pokiaľ nie sú správne uvedené údaje v obchodnom registri, respektíve nie je správne zapísané rodné číslo používateľa v databáze, prístup do e- schránky je zamietnutý. Tam vzniká problém samotného prístupu, keďže zriaďovateľ jednoducho má zle zapísané údaje. Aj napriek tomu, že zadávate svoje rodné číslo správne, pokiaľ je preklep v databáze, neostáva vám nič iné, ako túto situáciu riešiť s kompetentným pracovníkom. Toto je však chybou kompetentného úradu a nie vašou. Zabezpečenie je spoľahlivé, že ho nie je možné obísť ako pri klasickej e-mailovej schránke resetom hesla do telefónu. V tomto je e-schránka výnimočná.

Sankcie

Právnická osoba má e-schránku zriadenú automaticky a je povinná s ňou disponovať. Pokiaľ nereaguje na e-komunikáciu zo strany štátu, priamo sa vystavuje riziku, že do schránky môže byť doručený štátny elektronický dokument. Môže ísť o rozhodnutie súdu, rozhodnutie iného štátneho orgánu, upozornenie o nedoplatku a podobne. Ak subjekt nepracuje so schránkou, nemá sa ako o tejto správe dozvedieť a podniknúť potrebné kroky a oprávnené prostriedky, resp. si nesplní svoje povinnosti plynúce z právoplatného rozhodnutia. Pre fyzické osoby a malých podnikateľov neplatia žiadne povinnosti a sankcie ohľadom e-schránky.

Prístupy do schránky – komu a ako sa dajú udeliť?

Elektronická schránka umožňuje udelenie prístupu iným osobám, čo je obzvlášť užitočné pre podnikateľov, kde štatutárni zástupcovia môžu poveriť prístupom niektorých zamestnancov, napríklad sekretárky. Existujú dva druhy prístupu, ktoré môžu byť udelené: úplný a čiastočný. Úplný prístup znamená, že oprávnená osoba má plné práva disponovať so všetkými aspektmi e-schránky, vrátane čítania, písania, vymazávania a spravovania priečinkov. S čiastočným prístupom sú oprávnenia obmedzené a závisia od toho, čo im je povolené vykonávať. Je možné im povoliť prístup len do určitých priečinkov a definovať, aké akcie môžu v týchto priečinkoch vykonávať.

Aby sa udelenie prístupu uskutočnilo, osoba musí prejsť do časti Nastavenia v svojej elektronickej schránke a vybrať časť Oprávnenia osôb. Potom si vyberiete, či chcete pridať oprávnenia fyzickej osobe alebo právnickej osobe. Následne vyplní jednoduchý formulár so žiadosťou o odoslanie a potvrdí BOK kódom. Po udelení prístupu do e-schránky môže užívateľ spravovať všetky udelené oprávnenia v sekcii Nastavenia, konkrétne v časti Oprávnenia osôb. Tu je možné zrušiť prístup oprávneným osobám alebo meniť rozsah ich oprávnení v prípade, že majú čiastočný prístup. Táto funkcionalita poskytuje veľkým organizáciám lepšiu kontrolu nad prístupom k dôležitým dokumentom a komunikácii v elektronickej schránke. Umožňuje im udeliť práva jednotlivcom na základe ich potrieb a zabezpečiť, že iba oprávnené osoby majú prístup k citlivým informáciám. Týmto spôsobom je možné efektívne organizovať tok informácií a zabezpečiť bezpečnosť komunikácie v rámci organizácie.

Zánik schránky

Elektronická schránka môže zaniknúť iba v prípade zániku právnickej osoby alebo smrti používateľa a to po uplynutí 3 rokov odo dňa oznámenia príslušnému zriaďovateľovi z referenčného registra. Jedinou možnosťou, ako pozastaviť jej funkciu, je deaktivácia.
Deaktivovať schránku je možné aj listine, online v sekcii „tlačivá“. Deaktivácia je možná aj prostredníctvom elektronickej žiadosti, ktorá je dostupná priamo v elektronickej schránke v sekcii „Nastavenia“ v časti „Informácie o schránke“. Pri položke „Stav schránky“ je možnosť „Deaktivovať schránku“. Keď sa schránka deaktivuje, už do nej nemáte prístup a v prípade záujmu si ju musíte založiť nanovo.